Guide RFP
Request for Proposal
Optimisez votre processus de réponse aux appels d'offres grâce à nos outils d'intelligence artificielle. De l'analyse du cahier des charges à la vérification de conformité, GenAI 4 Doc vous accompagne à chaque étape.
Qu'est-ce qu'un processus RFP ?
Un RFP (Request for Proposal) est un document émis par une organisation pour solliciter des propositions de prestataires potentiels. Répondre à un RFP nécessite une compréhension approfondie des exigences, une rédaction précise de la proposition technique et une vérification rigoureuse de la conformité. Nos outils IA transforment ce processus complexe et chronophage en un workflow fluide et automatisé.
Le workflow RFP avec GenAI 4 Doc
Réception et numérisation du cahier des charges
Vous recevez le cahier des charges (CDC) au format PDF, qu'il soit scanné ou natif. Notre outil Scan to Word convertit instantanément ce document en format éditable, vous permettant de travailler facilement avec le contenu.
Extraction automatique des exigences
L'outil Conformity Checker analyse intelligemment votre cahier des charges et extrait automatiquement toutes les exigences : techniques, fonctionnelles, organisationnelles, financières. Les exigences sont structurées dans un fichier Excel avec leur catégorisation, leur priorité et leurs références.
Rédaction de votre proposition technique
Fort de la liste d'exigences extraites, vous rédigez votre proposition technique (PT) en vous assurant de couvrir tous les points requis. Vous pouvez utiliser le fichier Word généré comme base de travail ou créer votre propre document répondant point par point aux exigences.
Vérification automatique de conformité
Uploadez votre proposition technique et le fichier Excel des exigences dans le Conformity Checker. Notre IA analyse votre PT page par page et vérifie la conformité pour chaque exigence. Vous obtenez un rapport détaillé indiquant : statut de conformité, justifications, citations exactes avec numéros de page, et score de confiance.
Correction et optimisation
Le rapport de conformité met en évidence les exigences non satisfaites ou partiellement couvertes. Vous pouvez alors compléter votre proposition en ajoutant les éléments manquants et relancer une vérification pour garantir une conformité à 100%.
Soumission finale
Avec un dossier vérifié et conforme, vous soumettez votre proposition en toute confiance. Vous pouvez également extraire les données structurées de votre PT au format JSON avec Scan to JSON pour archivage ou intégration dans vos systèmes.
Les avantages de GenAI 4 Doc pour vos RFP
Gain de temps considérable
Réduisez le temps de traitement d'un RFP de plusieurs jours à quelques heures grâce à l'automatisation.
Précision maximale
L'IA détecte toutes les exigences, même celles formulées de manière implicite ou dispersées dans le document.
Conformité garantie
Vérification exhaustive de chaque exigence avec justifications et références précises.
Taux de réussite amélioré
Augmentez vos chances de remporter les appels d'offres avec des réponses complètes et conformes.
Collaboration facilitée
Partagez facilement les fichiers Excel d'exigences avec vos équipes pour une réponse coordonnée.
Traçabilité complète
Conservez un historique détaillé de la conformité avec citations et numéros de page pour chaque exigence.
Cas d'usage concrets
Appel d'offres public
Une entreprise de services numériques répond à un appel d'offres d'une collectivité territoriale. Le cahier des charges de 150 pages contient des dizaines d'exigences réglementaires, techniques et budgétaires. Grâce à GenAI 4 Doc, l'équipe extrait automatiquement 87 exigences en 10 minutes, rédige sa proposition et vérifie la conformité avant soumission. Résultat : gain de 3 jours de travail et dossier retenu.
RFP industriel complexe
Un intégrateur industriel doit répondre à une demande de proposition pour un système de production automatisé. Le CDC technique comporte des spécifications précises sur la sécurité, la performance et la maintenance. L'extraction automatique permet d'identifier 142 exigences critiques que l'équipe technique traite méthodiquement. La vérification finale confirme une conformité à 98% avant ajustements.
Projet IT multi-fournisseurs
Dans le cadre d'un grand projet de transformation digitale, plusieurs fournisseurs doivent coordonner leurs réponses. Le fichier Excel d'exigences généré par GenAI 4 Doc sert de référentiel commun, permettant à chaque acteur de voir clairement son périmètre de responsabilité. La vérification de conformité finale assure la cohérence globale.
Prêt à optimiser vos réponses aux appels d'offres ?
Commencez dès maintenant à utiliser nos outils pour traiter votre prochain RFP avec efficacité.
Questions fréquentes
Quels types de documents sont acceptés ?
Tous nos outils acceptent les fichiers PDF, qu'ils soient natifs (texte sélectionnable) ou scannés (images). Notre technologie OCR garantit une extraction précise dans tous les cas.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Oui, tous vos documents sont traités de manière sécurisée. Les fichiers sont stockés temporairement pendant le traitement puis supprimés automatiquement après 7 jours. Nous ne conservons aucune donnée sensible de vos cahiers des charges ou propositions techniques.
Quelle est la précision de l'extraction d'exigences ?
Notre IA basée sur les derniers modèles de langage (Gemini 2.0) atteint un taux de détection supérieur à 95%. Le système identifie non seulement les exigences explicites mais aussi celles formulées de manière indirecte, en analysant le contexte et la sémantique du document.